マーケティングオートメーションの魅力|嬉しい事例が近年増えている

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営業書類のペーパーレス化

電子書籍

データ化サービスを利用

会計帳簿や振替伝票・定款・事業報告書など、会社法や法人税法で保存が義務付けられている文書にもさまざまな種類があります。コンピュータシステムを使った業務が広く普及して以降もそうした重要書類に関しては電子化が厳しく規制されてきましたが、e-文書法の改正によって規制が緩和されました。それ以降は各企業の間で書類の電子化が急速に進み、モバイル端末の普及を背景に営業の現場でもその動きが拡大しています。営業を担当する社員の多くはそれまで営業日報や業務報告書といった書類を帰社後に作成していましたが、現在では端末からデジタルデータで作成するのが一般的です。文書を電子化することで収納性や検索性が向上するのはいいのですが、保存が義務付けられていたすべての営業関係資料をペーパーレス化するのも簡単ではありません。大量の書類をスキャンしてPDFなどの形にデータ化するのは手間がかかり、うまくスキャンできなかったりスキャン漏れが生じたりするトラブルも多発しています。人員の関係でそうした文書電子化作業が思うように進んでいない企業も多く、特に営業部門は他の部署よりもペーパーレス化が遅れがちです。そうした課題を抱えている企業の中には、文書電子化サービスを利用して効率的にペーパーレス化を実現させている例が見られます。文書1枚当たりの電子化にかかるコストは、高い給料で雇用している社員に任せるよりも専門業者にアウトソーシングした方が概して安上がりになるものです。スキャン品質とデータ化の精度も専門業者の方が優れており、通常だとスキャンが困難な状態にある書類も専門機器を使って電子化してくれます。もちろんそうした書類の中には機密文書が含まれる例も少なくないため、信頼できる業者はセキュリティの点でも万全です。契約書や業務報告書だけでなく、製品カタログや図面・仕様書なども含めたあらゆる文書が電子化サービスの対象となります。